De Jeugdwet bepaalt dat kinderen in het geval van een uithuisplaatsing- indien redelijkerwijs mogelijk- in een pleeggezin of gezinshuis worden geplaatst, tenzij dit aantoonbaar niet in het belang van het kind is. WSGV biedt pleegzorg, gezinshuiszorg en ambulante diensten en heeft de opdracht om kinderen, die in pleeggezinnen of in gezinshuizen verblijven, verantwoorde zorg te bieden. Ook aan ouders en (aspirant)pleegouders moeten wij verantwoorde hulp bieden. Deze opdracht is vastgelegd in de Jeugdwet. Om deze opdracht goed te kunnen vervullen mogen we persoonsgegevens van jou, je kind/gezinsleden en (aspirant)pleegouders verwerken. Ook dit staat in de Jeugdwet (artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet). Wij hebben een wettelijke plicht om gegevens te verwerken.

Daarnaast verwerken wij gegevens in het kader van het pleegzorgcontract (overeenkomst), die wij met pleegouders sluiten. Dit zijn de grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken.

WSGV bewaart gegevens van jou en over je kind in een kinddossier. Gegevens van (aspirant)pleegouders worden in een pleegouderdossier bewaard. In deze dossiers staan de persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in deze dossiers relevante informatie die wij ontvangen of verzameld hebben. Ook krijgen we informatie van anderen zoals de Gecertificeerde Instelling (GI), school, wijkteam of huisarts. Bij verwerking van persoonsgegevens leggen we daarom vast waar de informatie vandaan komt. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. WSGV gaat zorgvuldig om met jouw gegevens.

Het is in principe verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken. Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als dat in de wet geregeld is. Voor WSGV is dat in de uitvoeringswet AVG geregeld. Daarin staat dat wij bevoegd zijn om gegevens over gezondheid en strafrechtelijke gegevens te verwerken (artikelen 30 lid 3 sub a en 33 lid 1 c Uitvoeringswet AVG).

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wij jou en (aspirant)pleegouders goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden.

De medewerkers die betrokken zijn bij begeleiding in het kader van pleegzorg, gezinshuiszorg of ambulante dienstverlening hebben toegang tot de informatie in het dossier van je kind (kinddossier). Dit geldt ook voor de medewerkers die beoordelen of een kind in een bepaald pleeggezin of gezinshuis geplaatst kan worden. De medewerkers die pleegouders screenen met als doel om te beoordelen of zij geschikt zijn als pleegouder hebben toegang tot informatie over (aspirant)pleegouders. Ook de medewerkers die ’s avonds of in het weekend bereikbaarheidsdienst hebben kunnen in het kinddossier kijken.

Gedragswetenschappers en juristen, die om advies gevraagd worden, hebben ook toegang tot de persoonsgegevens van jou, je kind en pleegouders voor zover dit nodig is om tot multidisciplinaire besluitvorming te komen. Leidinggevenden (of medewerkers die dat namens hun doen) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten. Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben medewerkers van de cliëntenadministraties toegang tot de dossiers.

De medewerkers van WSGV zijn verplicht tot geheimhouding.
William Schrikker Gezinsvormen voert, in samenwerking met hoge scholen en universiteiten, wetenschappelijk onderzoek uit. Ook onderzoeken we de geleverde dienstverlening. Het kan zijn dat jouw dossier uitgekozen wordt voor zo een onderzoek. Wanneer onderzoekers toegang krijgen tot je dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting dat zij een geheimhoudingsverklaring moeten tekenen. Ook zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportages nooit persoonsgegevens zijn opgenomen. In alle andere gevallen vragen wij jou vooraf of je wilt meewerken aan een specifiek onderzoek.

Jaarlijks krijgt WSGV bezoek van de accountant en de externe HKZ-auditor. Voor de financiële en kwaliteitscontroles kan steekproefsgewijs (dus willekeurig) toegang tot dossiers worden gevraagd. Wanneer de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie Justitie en Veiligheid een onderzoek uitvoert in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan mee te werken, inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Dat geldt ook voor onderzoeken van de Nationale Ombudsman of Kinderombudsman of de Autoriteit Persoonsgegevens. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend.

WSGV mag je persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over je opvragen. Zij doen dit alleen als jij daar toestemming voor geeft en als de privacy van een ander hierdoor niet wordt geschaad.

Wanneer WSGV jouw persoonsgegevens doorgeeft, dan vertellen wij je dit van te voren. De volgende situaties zijn uitzonderingen hierop. We vragen dan niet jouw toestemming en geven de gegevensverstrekking aan derden ook niet vooraf aan jou aan:

-Als het voor de begeleiding in het kader van zorg noodzakelijk is, verstrekt WSGV gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening of in de casus-overleggen.
– Voor de bijzondere persoonsgegevens geldt dat voor overdracht toestemming aan jou wordt gevraagd. Wanneer WSGV zorg uitvoert voor een kind met een kinderbeschermingsmaatregel deelt WSGV persoonsgegevens met de gecertificeerde instelling die verantwoordelijk is voor de uitvoering van die maatregel.
– WSGV mag gegevens verstrekken aan pleegouders en de gezinshuisouders die het kind (gaan) verzorgen en opvoeden. Het betreft belangrijke informatie over de verzorging en opvoeding van het kind.
– WSGV mag gegevens uitwisselen met de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
– Als een medewerker vindt dat hij/ zij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind, de ouder, pleegouder, gezinshuisouder of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie.
– WSGV geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk.

WSGV is wettelijk verplicht de dossiers ten minste 20 jaar te bewaren of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.
Indien een aanmelding leidt tot intrekking door de aanmelder of (aspirant)pleegouders, dan worden de gegevens/dossier vernietigd. Indien de aanmelding leidt tot afwijzing door William Schrikker Gezinsvormen wordt de aanmelding 5 jaar bewaard.

De beveiliging van jouw gegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals firewalls, virusscanners, wachtwoordbeleid, login van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.